案内文書作成・郵送

有限会社松山サービス様より、役員就任挨拶状170通の郵送業務を、文章作成から投函まで一式で対応した事例です。

ホテルリネンサプライ・病院寝具事業を行う有限会社松山サービス様では、役員就任に伴う案内文書の作成と郵送業務が必要となっていました。

明朗社では、案内文の作成から印刷、封入、発送までを一括で対応し、社内の作業負担を増やすことなく、一定の品質を保った形で郵送業務を完了させました。

【この事例が参考になる企業】

• 郵送業務を行う必要がある

• 社内で対応できなくはないが、手間と負荷が気になる

• 重要な案内のため、体裁や品質に不安がある

• 印刷・封入・発送をまとめて任せたい

• 事務担当者の通常業務を圧迫したくない

【相談前の状況・背景】

松山サービス様では、過去に明朗社へ伝票や封筒の印刷、会社案内などを依頼した経験はあったものの、郵送業務自体は初めての対応でした。

社内で行う場合は事務員が対応する想定でしたが、通常業務も多忙なため、郵送準備が加わることで作業負荷が増えることが想定されていました。

相談内容は「役員就任の案内を作成し、郵送したい」というシンプルなものでしたが、

「社内で行うのは慣れておらず、手間もかかるため、一式任せたい」という意向がありました。

【明朗社が捉えた本質的な課題】

今回の相談は、特別なトラブルが発生している案件ではありませんでした。

一方で、明朗社では次の点を課題として捉えました。

• 郵送業務に慣れていない状態で社内対応を行うと、品質が一定水準に届かない可能性がある

• 事務担当者に作業が集中し、社内調整や工数の負担が増える

• 役員就任の案内という性質上、体裁やミスのない対応が求められる

「社内でできるかどうか」ではなく、「社内でやる必要があるかどうか」が判断ポイントでした。

【解決の考え方（設計の視点）】

松山サービス様は、案内作成や郵送業務を行えない状況ではありませんでした。

ただし今回は、「面倒な業務を極力減らしたい」という要望がありました。

そこで明朗社では、レイアウト作成から投函までを一式で完結させる形を提案しました。

分業することで一部工程だけを切り出すことも可能でしたが、その場合、確認や調整の手間が増えます。

今回は、クライアント側の作業を増やさず、確実に完了させることを優先しました。

【実施内容】

• レイアウト作成

• 挨拶状・封筒の印刷

• 折加工

• 封入・封緘

• 切手貼り

• 宛名印字

• 投函までの一式対応

期間： 約3週間

対応範囲： 制作から発送まで

【実施規模・数量】

• 送付部数：170通

• 封入物：案内1枚／通

• 封筒サイズ：長3

• 宛名印字：170件

• 発送方法：通常郵便（切手貼り・投函まで対応）

【結果】

• 社内での作業負担を増やすことなく郵送業務を完了

• 品質を一定水準に保った案内文書の送付が可能に

• 事務担当者が本来業務に集中できる体制を維持

【この事例から言えること】

郵送業務は「やろうと思えば社内でできる」作業です。

しかし、慣れていない業務や重要度の高い案内ほど、

• 人手・工数

• 社内調整の負荷

• 品質のばらつき

といったリスクが生じやすくなります。

業務を外に出す判断は、楽をするためではなく、業務を安定させるための選択肢です。